Wie kann ich mit ChatGPT einen Brief schreiben?
ChatGPT kann Dir sehr viel Arbeit abnehmen und in kürzester Zeit komplette Briefe oder andere Schriftstücke erstellen. Das ist auch ganz einfach, formuliere Deine Vorgaben so, als würdest Du einen Menschen darum bitten.
Wie ein Mensch muss aber auch ChatGPT wissen, um was es in dem Brief geben soll. Und möchtest Du einen bestimmten Ton, wichtige Inhalte oder Details im Text haben, muss es die KI natürlich wissen.
Wie Du das beste Ergebnis selbst nach knappen Anweisungen bekommst, siehst Du hier!
10 Tipps für perfekte Briefe mit ChatGPT
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1
Klare Anweisungen geben
Sei so präzise wie möglich: Gib den Zweck des Briefes an, wen Du damit adressierst (zum Beispiel Kunde, Behörde, Freund) und in welchem Tonfall (formell, locker, höflich, entschuldigend) er gehalten sein soll.
Ich möchte einen formellen Brief an einen Kunden schreiben, um ihn über eine Lieferverzögerung zu informieren und ihm eine Lösung anzubieten.
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2
Gliederung oder Stichpunkte vorgeben
Wenn Du bereits Vorstellungen über den Aufbau hast, gib sie als Gliederung oder in Stichpunkten an. Das hilft, den Text genau nach Deinen Wünschen zu strukturieren.
Der Brief sollte aus einer kurzen Einleitung, der Problembeschreibung, der angebotenen Lösung und einem freundlichen Abschluss bestehen.
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3
Ton und Stil festlegen
Bestimme den gewünschten Ton des Briefes. Soll er professionell, herzlich, direkt oder eher entschuldigend wirken? Je klarer Du das vorgibst, desto passender wird die Wortwahl.
Der Brief sollte höflich und professionell, aber dennoch sympathisch klingen.
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4
Mehrere Entwürfe anfordern
Wenn Du unsicher bist, wie der Text am besten klingt, bitte um verschiedene Versionen. So kannst Du in Ruhe auswählen, welche Stilrichtung Dir am meisten zusagt.
Könntest Du mir zwei Entwürfe erstellen – einen eher direkt, den anderen etwas diplomatischer?
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5
Feedback geben
Gefällt Dir ein erster Entwurf noch nicht vollständig, dann gib Feedback. Sage genau, was geändert werden soll, und bitte um eine Überarbeitung.
Der Ton ist gut, aber bitte betone die Entschuldigung für die Verzögerung noch stärker.
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6
Details nennen
Je mehr konkrete Informationen Du lieferst, desto passender wird der Brief. Nenne wichtige Namen, Daten, Referenzen oder Angebote, die erwähnt werden sollen.
Bitte erwähne, dass es sich um die Bestellung vom 15. August handelt und biete einen 10%-Rabatt auf die nächste Lieferung an.
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7
Länge festlegen
Sag, wie lang der Brief sein soll – kurz und präzise oder etwas ausführlicher. ChatGPT kann sich so besser an Deine Anforderungen halten.
Der Brief sollte etwa eine halbe Seite lang sein.
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8
Vorlagen nutzen
Hast Du bereits einen Entwurf oder eine Vorlage, kannst Du diesen Text vorlegen. ChatGPT kann ihn für Dich optimieren, umschreiben oder anpassen.
Hier ist mein bisheriger Entwurf. Kannst Du ihn etwas formeller gestalten?
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9
Ziel und gewünschte Reaktion mitteilen
Überlege Dir, was der Empfänger nach dem Lesen tun oder denken soll, und gib diese Zielsetzung an. Dann kann die KI gezielt darauf hinarbeiten.
Der Brief soll Verständnis wecken und den Kunden dazu bringen, den neuen Liefertermin zu akzeptieren.
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10
Unklarheiten klären
Wenn es offene Fragen gibt, die Du im Schreiben beantwortet haben möchtest, teile sie direkt mit. Dadurch bleiben keine wichtigen Punkte unerwähnt.
Bitte frage im Brief auch, ob der Kunde einen alternativen Liefertermin bevorzugen würde.
Es geht natürlich noch komfortabler und einfacher!
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