Comment puis-je écrire une lettre avec ChatGPT ?
ChatGPT peut gérer une grande partie du travail pour vous et produire rapidement des lettres complètes ou d'autres documents. C'est très simple : il suffit de formuler vos instructions comme si vous demandiez de l'aide à quelqu'un.
Tout comme un humain, ChatGPT a besoin de savoir de quoi parle la lettre. Et si vous souhaitez qu'un ton spécifique, un contenu important ou certains détails soient inclus, vous devez en informer l'IA.
Découvrez comment obtenir le meilleur résultat, même avec un minimum d'instructions, ici !
10 conseils pour des lettres parfaites avec ChatGPT
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1
Fournir des instructions claires
Soyez aussi précis que possible : indiquez à ChatGPT le but de la lettre, à qui vous vous adressez (client, autorité, ami) et le ton (formel, décontracté, poli, excusé) que vous souhaitez utiliser.
J'aimerais écrire une lettre officielle à un client pour l'informer d'un retard de livraison et lui proposer une solution.
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2
Proposez un plan ou des puces
Si vous avez déjà une idée de la façon dont la lettre doit être structurée, donnez-lui un aperçu ou des puces. Cela permet de mettre en forme le texte pour qu'il corresponde à votre vision.
La lettre doit comporter une brève introduction, une explication du problème, la solution proposée et une clôture amicale.
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3
Spécifiez le ton et le style
Décidez du ton de la lettre. Devrait-il être professionnel, chaleureux, direct ou peut-être plus apologétique ? Plus vous êtes clair, meilleur sera le choix des mots.
La lettre doit être polie et professionnelle, tout en restant perçue comme sympathique.
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4
Demandez plusieurs brouillons
Si vous ne savez pas quel style fonctionne le mieux, demandez plusieurs versions. Cela vous permet de choisir la version qui vous convient le mieux.
Pourriez-vous créer deux versions, l'une plus directe et l'autre un peu plus diplomatique ?
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5
Donnez votre avis
Si la première ébauche ne correspond pas exactement à vos attentes, faites-nous part de vos commentaires. Spécifiez ce qui doit être modifié exactement et demandez une révision.
Le ton est bon, mais veuillez souligner plus clairement les excuses pour le retard.
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6
Inclure les détails
Plus vous fournirez d'informations concrètes, plus la lettre sera personnalisée. Mentionnez les noms, dates, références ou offres importants qui devraient être inclus.
Veuillez noter que la commande à partir du 15 août est concernée et offre une remise de 10 % sur la prochaine livraison.
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7
Spécifiez la longueur
Spécifiez la longueur de la lettre : courte et concise ou plus détaillée. De cette façon, ChatGPT peut répondre plus efficacement à vos besoins.
La lettre doit faire environ une demi-page.
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8
Utiliser des modèles
Si vous avez déjà un brouillon ou un modèle, utilisez-le comme point de départ. ChatGPT peut l'affiner, le réécrire ou l'adapter à vos besoins.
Voici mon brouillon actuel. Pourrais-tu le rendre un peu plus formel ?
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9
Clarifiez votre objectif et la réponse souhaitée
Réfléchissez à ce que vous voulez que le destinataire fasse ou pense après avoir lu la lettre, et communiquez-le. Cela permet à l'IA de façonner la lettre en conséquence.
L'objectif de la lettre est de favoriser la compréhension et d'encourager le client à accepter la nouvelle date de livraison.
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10
Résolvez toutes les incertitudes
S'il y a des questions en suspens auxquelles vous souhaitez répondre dans la lettre, indiquez-les dès le départ. Cela garantit qu'aucun point important n'est oublié.
Veuillez également demander si le client préfère une autre date de livraison.
Bien sûr, il existe un moyen encore plus confortable et plus simple !
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