Hoe kan ik een brief schrijven met ChatGPT?
ChatGPT kan veel werk voor u uitvoeren en snel complete brieven of andere documenten produceren. Het is vrij eenvoudig: formuleer gewoon je instructies alsof je iemand om hulp vraagt.
Net als een mens moet ChatGPT weten waar de brief over gaat. En als je een specifieke toon, belangrijke inhoud of bepaalde details wilt toevoegen, moet je dat aan de AI laten weten.
Ontdek hier hoe je het beste resultaat behaalt, zelfs met minimale instructies!
10 tips voor perfecte brieven met ChatGPT
-
1
Zorg voor duidelijke instructies
Wees zo specifiek mogelijk: vertel ChatGPT het doel van de brief, tot wie je je richt (klant, autoriteit, vriend) en welke toon (formeel, ongedwongen, beleefd, verontschuldigend) je wilt.
Ik wil een klant een formele brief sturen waarin ik hem informeer over een vertraging in de levering en een oplossing aanbied.
-
2
Bied een overzicht of opsommingstekens aan
Als je al een idee hebt hoe de brief moet worden gestructureerd, geef dan een overzicht of opsommingstekens. Dit helpt bij het opmaken van de tekst zodat deze bij uw visie past.
De brief moet een korte introductie, een uitleg van het probleem, de voorgestelde oplossing en een vriendelijke afsluiting bevatten.
-
3
Geef de toon en stijl op
Bepaal de toon van de brief. Moet het professioneel, hartelijk, direct of misschien meer verontschuldigend zijn? Hoe duidelijker je bent, hoe beter de woordkeuze zal zijn.
De brief moet beleefd en professioneel zijn, maar toch sympathiek overkomen.
-
4
Vraag meerdere ontwerpen aan
Als je niet zeker weet welke stijl het beste werkt, vraag dan meerdere versies aan. Zo kun je de versie kiezen die het beste bij je past.
Kunt u twee ontwerpen maken: een meer directe en een meer diplomatieke?
-
5
Feedback geven
Als de eerste versie niet precies is wat je wilt, geef dan feedback. Geef aan wat er precies moet worden gewijzigd en vraag om een revisie.
De toon is goed, maar benadruk alstublieft de verontschuldiging voor de vertraging duidelijker.
-
6
Voeg details toe
Hoe meer concrete informatie u verstrekt, hoe beter de brief op maat wordt gemaakt. Vermeld belangrijke namen, datums, referenties of aanbiedingen die moeten worden opgenomen.
Houd er rekening mee dat dit gevolgen heeft voor de bestelling vanaf 15 augustus en dat u 10% korting krijgt op de volgende levering.
-
7
Geef de lengte op
Geef aan hoe lang de brief moet zijn: kort en bondig of gedetailleerder. Op die manier kan ChatGPT effectiever aan uw vereisten voldoen.
De brief moet ongeveer een halve pagina lang zijn.
-
8
Sjablonen gebruiken
Als je al een concept of sjabloon hebt, gebruik dat dan als uitgangspunt. ChatGPT kan het verfijnen, herschrijven of aanpassen aan uw behoeften.
Hier is mijn huidige ontwerp. Kun je het wat formeler maken?
-
9
Verduidelijk je doel en gewenste reactie
Bedenk wat u wilt dat de ontvanger doet of denkt na het lezen van de brief, en communiceer dat. Dit helpt de AI om de letter dienovereenkomstig vorm te geven.
Het doel van de brief is om het begrip te bevorderen en de klant aan te moedigen de nieuwe leverdatum te accepteren.
-
10
Los eventuele onzekerheden op
Als er open vragen zijn die je in de brief beantwoord wilt hebben, geef ze dan vooraf aan. Dit zorgt ervoor dat er geen belangrijke punten worden weggelaten.
Vraag ook of de klant de voorkeur geeft aan een alternatieve leverdatum.
Natuurlijk is er een nog comfortabelere en eenvoudigere manier!
Onze Ashampoo AI Assistant biedt u een elegante, dubbelzijdige interface, automatische login en de nieuwste GPT-versie.
Of u nu e-mails wilt corrigeren, de toon wilt wijzigen of ze wilt vertalen — allemaal rechtstreeks in uw e-mailprogramma met behulp van een sneltoets! Met slimme macro's of je eigen functies heb je je favoriete tools direct bij de hand. Ervaar ChatGPT op een nieuwe manier: productief, individueel aanpasbaar en gewoon handig!
Gebruik nu kunstmatige intelligentie